Autor: Alércio Bressano

*Projeto 24 – Vida Profissional – Programa #GPemEquilibrio*
Gerente do Projeto: Marcio Souza
PMO: Erica Rodrigues
Gerente do Programa: Alercio Bressano

Relatório de Status do Projeto 006 – 30/05/2018

Reunião realizada quarta-feira, 30/05, às 20:15h, onde estiveram presentes Lucas Marchi, PMO e Scrum Master, Marcio Souza, gerente do projeto, e Enock Alves, gerente de Riscos e Qualidade.

#Review
A reunião se iniciou com uma breve explanação do status do projeto ao PMO, a fim de situá-lo de forma a nos orientar para uma melhor condução e engajamento do time.

Realizamos a entrega das seguintes tarefas:
– EAP
– Envio de email para a escola
– Orçamento total do projeto
– Captação de patrocínio
– Alinhamento com o Sponsor sobre definições da execução do projeto
– Cotação de coffee break, banner, camisas e materiais para jogo da torre
– Conversa com o PMIEF

Entre as não entregues estão:
– Definição de formato de apresentação da aula, duração e palestrantes
– Formulário de satisfação do participante
– Finalização do artefato Integração

Do total das tarefas disponibilizadas na sprint, tivemos uma entrega efetiva de 53,85%.

#Retrospectiva
As principais dificuldades encontradas no decorrer da Sprint foram relacionadas à dependência em relação à definição de data de execução do projeto junto à escola e criação do portfólio para ser utilizado na prospecção de patrocinadores.

Em seguida foi apresentado o cronograma, onde foram pontuadas algumas observações e sugestões importantes para execução do projeto, a exemplo de:

1. Cobrar a toda equipe movimentação do Trello antes de fechar a sprint
2. Documentar as entregas realizadas e não realizadas durante a execução da sprint e gerar indicadores
3. Sempre estar lançando os riscos no grupo
#Planning
Para a próxima sprint, foram apresentadas as seguintes tarefas:
– Identificar procedimento para submeter projeto ao PMIEF solicitando apoio ou patrocínio
– Documento registrando os patrocínios obtidos
– Documento com o orçamento detalhado do projeto
– Criar formulário de inscrição para interessados da comunidade
– Solicitar apoio de patrocínio aos participantes da comunidade
– Disponibilizar logomarcas dos patrocinadores na pasta Comunicação
– Confirmar junto à escola a data de realização do evento
– Atualizar plano de gerenciamento de riscos
– Adicionar gatilhos na planilha de Gerenciamento de Riscos

Após isso, foi discutido o que foi alinhado com o Sponsor em relação ao evento e resolvemos praticar o Jogo da Torre a fim de termos uma visão real da dinâmica a ser utilizada. Conseguimos montar uma torre de 1,12 metros, em 19 minutos, com direito a mais 14 cm, relativo aos materiais não utilizados, tivemos um resultado de 1,26 metros, de acordo com as regras do jogo.

Por fim, foram repassadas todas as orientações para uma melhor condução e desempenho de todos os envolvidos com o projeto 24.

*Marcio Souza*
Gerente do Projeto 24 – Vida Profissional 💛

*Projeto 24 – Vida Profissional – Programa #GPemEquilibrio*
Gerente do Projeto: Marcio Souza
PMO: Erica Rodrigues
Gerente do Programa: Alércio Bressano

Relatório de Status do Projeto 005 – 23/05/2018

Em 23/05/2018, as 20:44, aconteceu a 5ª reunião do Projeto 24.

A reunião ocorreu 100% online, via Hangouts, com a participação de Érica Rodrigues, PMO, Marcio Souza, gerente do projeto, Alysson Moura, Catarina Gomes, Clarissa Marques, Daniela Fernanda e Enock Alves, gerentes de área.

Iniciamos com o feedback das lições aprendidas no decorrer da Sprint. A Daniela fez considerações sobre o contato realizado com o Carlos, parceiro de criação e marketing, cujo objetivo foi a criação da marca do projeto, layout das camisas, banner e portfólio com cotas para apresentação aos patrocinadores. Citou também a dependência em relação à criação da marca para andamento de outras tarefas do projeto, a exemplo da prospecção de novos patrocínio e cotações de materiais relacionados. O Alysson comentou à respeito da dificuldade de saber a quem se reportar para consegui autorização para uso da marca do PMIEF e também no tempo de retorno. Ocorreu que na sexta-feira, 18/05, recebemos um e-mail da Ana Carolina informando que o programa não autoriza o uso da marca para divulgação em mídias impressas, on/off line, camisetas e etc, podendo essas ações serem desenvolvidas e realizadas pelo próprio Chapter, em nosso caso, o PMI Sergipe. A Ana Carolina se predispôs a fazer uma conferência em 25/05, às 09:30h, horário local, para esclarecermos o propósito do projeto e entendermos melhor como funciona esse tipo de autorização. Catarina e Clarissa falaram à respeito da reunião realizada com a coordenadora e diretora da escola Francisco Portugal, onde estas se demonstraram tão interessadas que já propuseram realizar com as 3 turmas do 9º ano do ensino fundamental e que fosse realizada num sábado, sugerido em 16/06. Ficamos de enviar um e-mail à escola explicando melhor o planejamento do projeto junto com um formulário de pré-inscrição, a fim de termos uma melhor estimativa de quantos participantes efetivamente teremos no dia do eventos.

Durante a sprint review foi ocorreu um debate sobre o Jogo da Torre e como este deveria ser realizado. Uma sugestões dada foi de se trazer algo ligado à faixa etária e realidade dos alunos para uma melhor assimilação do conteúdo. Outra foi a de usar uma festa que os alunos pretendem realizar no final do ano letivo, como forma de associação. Horário de funcionamento da escola no sábado, das 08h às 11h, vimo que temos tempo suficiente para realização da aula com o jogo. Enock sugeriu a elaboração de uma fonte de consulta para maiores informações para os alunos que queiram aprimorar seus conhecimento na gerencia de projetos.

O formato para apresentação da aula foi sugerido da seguinte forma:

. 1º Apresentação do GP em Equilíbrio (20 minutos): Alercio.
. 2º Apresentação do Projeto 24 e orientações sobre o Jogo da Torre (10 minutos): definir voluntário.
. 3º Jogo da Torre (15 minutos): todos os voluntários dando apoio.
. 4º Avaliação dos resultados (10 minutos): todos os voluntários.
. 5º Apresentar associação entre o jogo e a gerencia de projetos (15 minutos): definir voluntário.
. 6º Apresentar equipe vencedora (5 minutos).
. 7º Coffee Break.

Tarefas realizadas durante a sprint:

. Apresentação do projeto à escola
. Criação do modelo de ofício e recibo
. Definição das novas cotas de patrocínio
. Estudo e debate sobre o Jogo da Torre
. Definição da nova data de realização do projeto*
. Definição da estrutura de apresentação da aula*
Conforme citado anteriormente, devido a algumas dependências, algumas tasks não foram entregues no tempo programado, ficando assim para serem realizadas na próxima sprint, juntamente com outras complementares, sendo elas:

. Prospecção de novos patrocínios
. Reunião com a Ana Carolina do PMIEF
. Criação da marca do projeto, layout da camisa, banner e portfólio para patrocínio
. Orçamento total do projeto
. Coffee Break: definição de quantitativo para aquisição
. Confecção das camisas e banners*
. Aquisição do material para o jogo
. Uso do Trello

Importante: Os itens sinalizados com * serão apresentados ao Sponsor para análise e aprovação.

Reunião finalizada com a apresentação da logomarca do projeto e layout da camisa, onde todos sinalizaram positivamente a aprovação de ambos. Algumas sugestões e cobranças se fizeram pertinentes, realizadas pela PMO, Erica Rodrigues. Todos assumiram o compromisso de manter o engajamento e se dedicar ainda mais nesta decisiva fase do projeto.

*Marcio Souza*
Gerente do Projeto 24 – Vida Profissional
Programa #GPemEquilíbrio

*Projeto 24 – Vida Profissional – Programa #GPemEquilibrio*
Gerente do Projeto: Marcio Souza
PMO: Erica Rodrigues
Gerente do Programa: Alércio Bressano

Relatório de Status do Projeto 004 – 16/05/2018

Em 16/05/2018, as 20:20, aconteceu a 3ª reunião do Projeto 24.

Participaram desta, presencialmente, o gerente do projeto, Marcio Souza, os gerentes de área, Catarina Gomes e Enock Alves, e, via Hangouts, Alysson Moura e Daniela Fernanda.

Antes de iniciar a Sprint Review, ocorreu a reunião Kickoff, com parte da equipe e o Sponsor, onde foi apresentado o Escopo do projeto e realizados alguns esclarecimentos e considerações. Após ter o Escopo devidamente aprovado, foi negociado com o Sponsor a prorrogação do prazo de entrega, visando ter um melhor resultado no planejamento, execução, entrega e legado a ser deixado pelo projeto. Data a ser definida nesta Sprint 03, em conjunto com o time.

A abertura da Sprint Review se deu com a exposição de cada voluntário à respeito das dificuldades enfrentada em suas respectivas áreas. A área de Custos se deparou com algumas dúvidas relacionadas ao projeto que não haviam ficado devidamente esclarecidas e acabou atrapalhando a entrega. Questionamentos devidamente atualizados e alinhados.
Devido à distância geográfica da gerente responsável, Daniela, foi realizada a troca de algumas tarefas com as áreas de Comunição e Aquisições, a fim de mantê-la engajada e atuante no projeto. Esta reforçará o contato com o PMI SP, já iniciado pelo Alysson, gerente de Comunicação, a fim de conseguir autorização uso da marca do PMIEF nas ações de marketing do projeto 24. Em contrapartida, a Catarina, gerente de Aquisicoes, fará as cotações de materiais de divulgação, banners, coffee break e Jogo da Torre. Já o Alysson obteve sucesso com 2 patrocinadores (PaggCerto e Uninter) e está em busca outros. Porém, após uma análise mais apurada junto ao gerente do programa, resolvemos otimizar essa tarefa através da preparação de uma apresentação mais elaborada para ser apresentada aos futuros patrocinadores, juntamente com o orçamento total do projeto, além de layout das camisas com posicionamento das marcas, de forma a garantir uma cota patrocinada de valor mais expressivo. Em resumo, apresentação de cotas de patrocínio, melhorando o investimento e agregando maior valor ao projeto.

Após mapear e contactar algumas escolas, ficou definida a Francisco Portugal para realizacao do projeto, devido ao interesse demonstrado pela coordenação e perfil dos alunos. Será marcada reunião para apresentação oficial do projeto, seguida da autorização. Atribuição da aérea de Aquisicoes.

Mais uma dificuldade, foi em relação à definição das métricas do artefato Qualidade, onde o gerente Enock selecionou algumas tarefas como entregáveis, outras nao conseguiu discernir.

Após essas colocações e troca de informações, foram listradas todas as tarefas realizadas durante a Sprint 02, sendo realinhadas as pendentes com as novas a serem executadas.

Mais um ponto importante foi o reforço do uso do Trello por todos os voluntários diariamente. Time devidamente alinhado e comprometido.

Como próximos passos, estão definidos:
. Cotação do material para o evento (camisas, coffee break, material para jogo da Torre)
. Criação do material de divulgação (marca do evento, banner, camisas, redes sociais)
. Criar apresentação oficial do projeto para patrocinadores (deve ter layout das camisas com localização dos patrocínios)
. Definir cotas de patrocínios
. Elaborar orçamento total do projeto
. Aprofundar conhecimento do Jogo da Torre
. Debate sobre jogo da Torre
. Confecção de Banners
. Cotação das camisas
. Criar recibo de patrocínio
. Documentar contatos realizados com as escolas
. Elaborar questionário de avaliação de satisfação dos participantes.
. Prospecção dos próximos patrocínios deverá ocorrer somente com a nova apresentação e com as novas cotas definidas.

Reunião finalizada com a expectativa de uma melhor interação entre os membros do projeto e melhorias significativas na execução.

*Marcio Souza*
Gerente do Projeto 24 – Vida Profissional
Programa #GPemEquilíbrio

*Projeto 24 – Vida Profissional – Programa #GPemEquilibrio*
Gerente do Projeto: Marcio Souza
PMO: Erica Rodrigues
Gerente do Programa: Alércio Bressano

Relatório de Status do Projeto 003 – 09/05/2018

Em 09/05/2018, as 19:15h, aconteceu a segunda reunião, via Hangouts, do Projeto 24.

Participaram desta os gerentes de área – Alysson Moura, Catarina Gomes, Clarissa França e Enock Alves, a PMO, Erica Rodrigues e o gerente do projeto, Marcio Souza.

Foi questionado inicialmente aos gerentes de área à respeito da experiência de cada um no decorrer dessa primeira Sprint, assim como suas dificuldades. Como feedback tivemos, principalmente, o fato de estar praticando a gerência dos artefatos na prática, a interação com a equipe e o desafio do cumprimento dos prazos. Todo esse primeiro contato, de fato, além da teoria.

Outro ponto foi à respeito da falta de interação dos voluntários durante as reuniões diárias. Frisamos a importância de se participar ativamente dos questionamentos e direcionamentos dados pelo gerente de projeto e PMO. Os gerentes se comprometeram a realizar cobranças a outros gerentes de área para um melhor andamento do projeto.

O cumprimento dos prazos por área foi um item bastante cogitado. Por coincidência, estávamos na data limite do prazo para entrega dos artefatos, até 08/05, e alguns gerentes não haviam realizado. Para estes, foi solicitado que se manifestassem e tiveram a entrega prorrogada ate dia 09, às 20h. Um exemplo real foi o da área de Aquisição, onde não conseguimos evoluir na fase de execução sem que ele esteja devidamente autorizado e atualizado.
A partir disso, esse risco foi inserido e devidamente mitigado para tomada de decisão assim que se fizer necessário.

Sobre as ferramentas, o Trello foi uma que não foi bem assimilada por todos. Nessa situação, o gerente do projeto se comprometeu a reorganizar as tasks e dar uma melhor orientação àqueles que estao com dúvidas em sua utilização.

Outros pontos no decorrer da reunião:
. Estudo sobre o Jogo da Torre
. Modelo de ofício para pedido de patrocínio
. Contato com o PMIEF
. Prazo extra para os gerentes que assumirem outras áreas – 48 horas.
. Como seria o “modelo” adotado para a aula. Provavelmente haverá jogo.
. A importância de lançar no grupo os artefatos depois de prontos, a fim de se estimular a comunicação e interação com demais voluntários
. Atualizações diárias dos resultados
. Definição de etária ideal do público alvo da aula: 15 a 16 anos – 1º ou 2º ano
. Realização do Kickoff e planejamento do projeto, a pedido do gerente do programa.

Em relação aos próximos passo, etapa de execução, fizemos um alinhamento geral de como otimizar a comunicação e próximas ações.
. Prospecção de patrocínios: até 16/05/2018.
. Pesquisa e definição da escola pública para realização do evento: até 12/05/2018.
. Definição da escola: 13/05/2018.
. Visitar escola, apresentar projeto e obter autorização da coordenação: 14/05/2018.
. Definir quantidade de ministrastes da aula e modelo de apresentação: 14/05/2018.
. Revisão dos artefatos: 14 a 15/05/2018.
. Autorização do PMIEF Internacional para uso da marca: 15/05/2018.
. Cotações: 15 a 16/05/2018.

A reunião foi finalizada reforçando os principais pontos relacionados à participação e engajamento de cada voluntário e na melhoria do desempenho do time nesta 2ª Sprint.

*Marcio Souza*
Gerente do Projeto 24 – Vida Profissional
Programa #GPemEquilíbrio

*Projeto 24 – Vida Profissional – Programa #GPemEquilibrio*
Gerente do Projeto: Marcio Souza
PMO: Erica Rodrigues
Gerente do Programa: Alércio Bressano

Relatório de Status do Projeto 002 – 30/04/2018

Parecer sobre andamento do projeto:
No dia 30/04/2108, às 19h16, aconteceu a segunda reunião do Projeto 24. Desta vez, envolvendo todos os voluntários, alguns presencialmente e outros via hangouts. O objetivo foi a apresentação oficial do projeto a todos os seus voluntários (Alysson Moura, Cataria Gomes, Clarissa França, Daniela Fernada, Enock Alves, Milene Cintra, Cacilda e Keith, estas duas últimas não puderam participar, além da PMO, Erica Rodrigues, e eu, Marcio Souza, Gerente do Projeto).

Após as devidas apresentações, foram abordados os seguintes itens:
– Life Case;
– Termo de Abertura do Projeto;
– Project Model Canvas – PMC;
– Cronograma inicial;
– Apresentação da metodologia Ágil – Scrum;
– Atribuição das áreas a cada voluntário;
– Orientações e observações gerais sobre o projeto (uso de ferramentas, metas de estudo, comprometimento da equipe, avaliação de desempenho, a importância das reuniões diárias e semanais, entre outros).

A reunião foi bem objetiva e produtiva, onde a PMO se demonstrou satisfeita e cada voluntário pôde expor suas colocações e dúvidas naquele momento, sendo de imediato comentadas e esclarecidas. Outros itens ficaram para ser definidos no grupo do whatsapp, a exemplo do dia e horário das reuniões semanais.

A equipe parece estar bem engajada com o objeto do projeto e se demonstrou disposta a encarar este desafio.

*Marcio Souza*
Gerente do Projeto 24 – Vida profissional.
Programa #GPemEquilíbrio

Projeto 24 – Vida Profissional – Programa #GPemEquilibrio
Gerente do Projeto: Marcio Souza
PMO: Erica Rodrigues
Gerente do Programa: Alércio Bressano

Relatório de Status do Projeto 001 – 24/04/2018

Parecer sobre andamento do projeto:

No dia 24/04/2108 às 19h30, aconteceu a primeira reunião do projeto. Participaram dessa reunião a PMO Erica Rodrigues e o Gerente do Projeto, Marcio Souza.
O objetivo fora o de firmar um alinhamento junto ao GP sobre as expectativas do programa #GPemEquilíbrio, orientações a respeito da gestão do projeto, sobre a utilização da metodologia – PMBOK e Ágil com SCRUM, além do objeto do projeto.

Os seguintes itens foram abordados:

– Life Case do projeto;
– Fluxograma de processos;
– Reflexão das lições aprendidas de outros projetos;
– Indicação de fontes literárias sobre liderança e gerenciamento de projetos;
– Apresentação das pastas e templates no dropbox;
– Iniciação do cronograma;
– Definição prévia da data de reunião com a equipe de voluntariado – 30/04/20108;
– Orientações sobre gestão de equipe.

A reunião foi considerada um marco importante para início do projeto 24, tanto do ponto de vista do conselho do programa como do gerente do projeto em questão.

Erica Rodrigues
PMO do Projeto 24 – Vida profissional.
Programa #GPemEquilíbrio

Sabe o que eu acho mais fascinante nesse tal de #GPemEquilibrio? Conhecer pessoas que, de forma voluntária, dedicam parte do seu precioso tempo para estudar e aprender sobre gerenciamento de projetos e equipes. Na foto, em plena sexta-feira à noite, uma das voluntárias mais ativas do programa, hoje líder e PMO, Érica Rodrigues @ericacauline, passando os conhecimentos que ela aprendeu no programa ao voluntário Thales Miranda @thales_gdm, membro da equipe do projeto 22 da vida pessoal, para que ele proceda a consolidação do termo de encerramento do projeto e das lições aprendidas!

Formando mentores e líderes que vão mudar e profissionalizar o presente e futuro das empresas!

Pontuaaaa! 💛

#GPemEquilibrio #projectmanagement #agile #scrum #volunteer #omentor #work

Por Alércio Bressano

Idealizador do #GPemEquilibrio – desde 2016