*Projeto 33 – Vida Espiritual 💚 – Programa #GPemEquilibrio*
PMO: Catarina Menezes
Sponsor do Projeto: Débora Sales
Gerente do Projeto: Flávia Almeida
Mentor e Gerente do Programa: Alércio Bressano
*Relatório de Status do Projeto 016 – 29/09/2019*
No dia 29/09/2019, domingo, 9h20, foi realizada uma reunião para revisão das atividades do projeto, de forma que possamos implementar mais estratégias de gestão. A reunião foi realizada online via Zoom, com a participação da Sponsor do projeto Debora Sales, a GP Flávia Almeida e os voluntários Regina Futino, Iêda Brasil, Eva Finkler e Larissa Lamera.
1. Os assuntos abordados na reunião foram as seguintes:
a) Controle visual de custos;
b) Impulsionar divulgação do projeto;
c) Atuação da área de partes interessadas;
d) Acompanhamento dos riscos mapeados;
e) Estratégias de arrecadação de donativos;
f) Legado para a instituição;
g) Lições aprendidas;
h) Avaliação sobre atuação no projeto;
i) Informações adicionais.
2. Controle visual de custos
As arrecadações e custos obtidos deverão ser divulgados a cada dois dias por meio do whatsapp, descrevendo a quantidade arrecadada até então e a meta atinginda em porcentagem. Custos, caso houver, deverão também ser registrados. Esse controle será responsabilidade dos gerentes de custos.
3. Impulsionar divulgação do projeto
No que diz respeito ao monitoramento de qualidade e comunicação das campanhas, de forma que possa ter mais alcance nas divulgações: a postagem sobre a campanha será divulgada e impulsionada no instagram a fim de conseguir mais apoio da sociedade.
4. Atuação da área de Partes Interessadas
A atuação dos membros voluntários e patrocinadores do projeto deve ser monitorada de forma mais ativa. Sobre o membros voluntários: possibilite o mapeamento de sua atuação, garantindo participação ativa no projeto e interação. Sobre os patrocinadores: garantir parceria e atendimento de suas expectativas para com a mesma.
5. Acompanhamento dos riscos mapeados
A matriz de riscos deverá ser atualizada conforme o andamento do projeto (de acordo com a probabilida dos riscos) e deverá ser divulgada no whatsapp periodicamente, principalmente se há riscos eminentes que devem ser monitorados e verificados suas responsabilidades de resposta.
6. Estratégias de arrecadação de donativos
Meta de arrecadação por voluntário: cada membro voluntário do projeto deverá ser responsavél por arrecadar R$200,00 em doações para o projeto, podendo este ser em material, ração ou dinheiro. Haverá uma competição entre os membros externos e membros da cidade para incentivar a atividade.
7. Legado para instituição
Deverão ser montadas estratégias nas áreas de comunicação e qualidade, para criação da identidade da instituição e melhorar divulgação das campanhas da mesma, criar um checklist de auxílio para as atividades principais desenvolvidas, etc.
8. Lições aprendidas
Monitorar as lições aprendidas no projeto (anotar pontos importantes) de forma que facilite o andamento da reunião após realização da ação.
9. Avaliação sobre atuação do projeto
Será validado com o conselho a criação de um formulário ao final do projeto para avaliação pessoal dos gerentes, de forma que seja possível dar um feedback para os voluntários sobre sua atuação no projeto.
10. Informações adicionais
Questiona-se o posicionamento dos gerentes na gestão das suas áreas, além das atividades de execução. Monitoramento e controle do que foi planejado, análise do que foi executado.
Além disso, observa-se o baixo engajamento de alguns voluntários, o que pode por conseguinte gerar essa falta de atividades de gestão. Deve ser estudado a implantação de novas estratégias de gestão de pessoas do projeto.
Cordialmente,
Flávia Almeida Andrade
Gerente do Projeto 33 – Vida Espiritual 💚
*Programa #GPemEquilibrio*